6 Sonuç
6.1 Planlama sistemlerini uygularken yapılan en büyük on hata
Bu bölüm şu anda New York’ta Alvarez & Marsal ile birlikte çalışan yakın arkadaşım Denis Picard’ın yardımıyla hazırlandı. Bu bölümü dahil etmemin nedeni, bir planlama projesini veya hatta herhangi bir zorlu projeyi raydan çıkarabilecek bazı potansiyel tuzakları tanımlamaktır.
Denis’ten bana yardım etmesini istedim çünkü onunla birçok büyük projede çalıştım. Denis Picard’ın zor koşullar altında tutarlı bir şekilde sonuçlar sunabilmesine hayran kaldım. Denis Picard’da göreceğiniz şey, başarısızlık kesinlikle bir seçenek değil. Fikirlerinden bazıları zaten bilinenleri pekiştirecek, ancak bazıları sürpriz olabilir.
Kitap baskıya gitmeden hemen önce, en kritik hatayı tamamen gözden kaçırdığımı fark ettim. Bu yüzden doğru insanlar doğru yerlerde olmadığında neler olabileceğine dair fikrini almak için Denis’e geri döndüm. Denis bu konuyu START IT dergisi SUMMER 2007’de yayınlanan bir makalede zaten ele almıştı ve şunları söyledi:
Pek çok şirket, herkes yaptığı için sistemler kuruyor. Sebebiniz buysa durun. Paranızı boşa harcıyorsunuz.
Bu konuda ciddi olun. Ciddileşmekle ne demek istiyorum? Şirketinizdeki en iyi kişilerin kimler olduğunu öğrenin ve onları projeye dahil edin. Projeyi çok dikkatli yöneterek ve projeye en iyi kişileri dahil ederek, projenin ilerlemesini sağlayarak ve hızlı bir şekilde tamamlayarak çok daha iyi sonuçlar alacağımızı düşünüyorum.
Deneyimlerimiz bize, doğru insanları doğru pozisyonlara yerleştirmenin projenin başarısı üzerinde diğer tüm faktörlerden daha fazla etki yaratacağını öğretti. Bir liderin en önemli nitelikleri davranış, baskı altında sakin kalabilme yeteneği ve hızlı karar verebilme yeteneği olduğunu buldum.
Yeni sistemin başarılı olup olmayacağını görmek için bir kenarda oturup beklediklerini açıkça ortaya koyanların mümkün olan en kısa sürede projeden uzaklaştırılması gerekiyor.
Denis, insanların yaptığı en büyük hataları şöyle sıralıyor:
- Başarıya hazırlanmamak. Yeni bir planlama sistemini uygulamaya başlamadan önce başarının nasıl ölçüleceğini belirlemek önemlidir. Bu geç siparişlerin azalacağı anlamına mı geliyor; teslim sürelerinin kısalacağını; kârlar artacak mı; yoksa bunların hepsi mi? Yeni teknolojinin basitçe uygulanması nadiren kabul edilebilir bir sonuçtur. Bir iş etkisi olmalıdır ve bu etki genellikle ölçülebilir. Başarılı proje liderleri, başarının nasıl ölçülmesi gerektiğine dair objektif kriterleri belirlemek için projenin başında zaman ayıracaklardır.
Açıkça ölçülebilen bir şey olmadığında, insanların projenin başarısını veya başarısızlığını yorumlamak için milyonlarca yolu vardır. Gerçek şu ki, iyi çizelgeleme/planlama sistemleri doğası gereği karmaşık olabilir. Ve bazen işler zorlaşabilir; insanlar rahatsız olabilir ve sorun çıkacağını kesinlikle garanti edebilirsiniz. Bu sorunları aşın ve sonuçlara odaklanın. Çünkü riskler çok yüksek ve ödüller çok büyük.
Bu sorun daha da karmaşık hale geliyor. Çünkü yeni bir planlama sisteminin uygulanması gibi karmaşık projeler, neyin ve nasıl yapılması gerektiği konusunda fikir sunmaya istekli birçok insanı çekecektir. Şunu akılda tutmak akıllıca olacaktır: “Başarının birçok ebeveyni vardır, başarısızlık ise yetimdir.”
Yeni sistemin birçok insanı farklı şekillerde etkileyeceği göz önüne alındığında, proje liderlerinin başarının “nasıl” ölçüleceğini tanımlamanın yanı sıra başarıyı “kimin” ölçeceğini de anlaması ve belgelemesi önemlidir. Birçok karar vericinin beklentilerini karşılamak aslında zordur. Ancak bu karar vericilerin erken belirlenip tasarım aşamasına dahil edilmesi çok daha kolaydır.
Başkası satın aldığı için bir yazılım paketi satın almak. Dostlar alışverişte görsünün 1 bir çeşitlemesi olarak, yöneticiler bazen Satıcının büyük bir pazar payına sahip olduğunu iddia etmesi veya başka bir şirketin bu paketi başarıyla kullandığını duyması nedeniyle bir planlama/çizelgeleme paketi satın alır. Yazılım tek başına planlama sorunlarını çözmez ancak yanlış yazılımı seçerseniz başarı şansınızı ciddi şekilde azaltabilirsiniz. Çizelgeleme/planlama, bir üretim şirketinde gerçekleşen her şey için çok kritik olduğundan, müşteri hizmetleri politikalarını, organizasyon yapısını, iş süreçlerini ve sistemleri etkili bir çözüme göre ayarlamak sıkı çalışma gerektirir.
** “Kendin yapmaya” çalışmak. ** Güçlü bilgi teknolojisinin ve ucuz yazılım maliyetleri: yöneticileri, kendi sistemlerini tasarlayıp inşa edebileceklerine inandırabilir. Alıcılar dikkat! 2 Tıpkı bir ameliyatı gibi kendin yapman gibi, kendi sisteminizi oluşturmak da göründüğünden daha zordur. Deneyimli bir ortak bulmak da kritik önem taşır çünkü şirketin geleceği tehlikededir. Büyük danışmanlık şirketlerinden bazılarının, bu gibi projeleri, en yeni parlak üniversite mezunlarını eğitmek için kullanma geçmişi vardır. Ve bu durum, şirketinizin çıkarına olmayabilir mi?
Entegre olduğu için “entegre” bir çözüm satın almak. Görünüşte sevilmeyecek ne var? Bir ERP satıcısından bir planlama sistemi satın alın. Sistem zaten entegre edilmiş ve kullanıma hazırdır. Entegrasyonun görünümü buzdağının yalnızca görünen kısmıdır. Planlama modülünün mirasını açıkça anladığınızdan emin olun. Birçoğu üçüncü taraflardan satın alındılar. Ve çoğu durumda ERP sistemiyle zayıf bir şekilde entegre edildiler. Bir APS sisteminin uygulanması bilim olduğu kadar sanattır. Ve yazılımın yeteneklerini üreticinin son derece özelleştirilmiş gereksinimleriyle eşleştirmek özel bir beceridir. Bu eşleşme, standart, herkese uyan tek boyutlu bir yaklaşıma uygun bir şey değildir.
Çok fazla tasarım/yetersiz test. Bazı şirketler, tüm ihtiyaçlarını karşılayan bir planlama sistemi tasarlamak amacıyla, ihtiyaçlarını kağıt üzerinde analiz etmek için aylar harcıyor. Kendi sistemlerini yazarken veya paket yazılımları yapılandırırken aylar geçiyor. Projenin tamamlanmasına yönelik baskılar arttıkça, aceleyle test edip sistemi üretime geçirirler. Ancak sistemin kendi ihtiyaçlarını destekleme biçiminde ciddi eksiklikler bulurlar. Bilgili yöneticiler deneyimli danışmanlarla birlikte çalışarak hızlı bir şekilde bir “prototip oluşturma” aşamasına geçerler. Bu prototip sayesinde yazılımın bir test ortamında adım adım ilerletilebilecektir. Ve bu testler sistem üretime geçmeden önce sorunların tanımlanıp çözülebileceği anlamına gelir.
“Daha iyiyi” iyi bir çözümün düşmanı haline getirmek. Sıklıkla karşılaşılan bir diğer hata ise olası tüm beklenmedik durumları karşılayacak bir sistem tasarlamaya çalışmaktır. Planlamada insan katılımını tamamen ortadan kaldırabilen şirket nadirdir. Çoğu şirket bunun yerine planlayıcıların rolünü rutin işlemleri yapmaktan karar almaya doğru değiştirecektir. Seksen/20 Prensibini kullanarak, Planlama sistemleri olası senaryoların önce %80’ini, sonra %90’ını, sonra %95’ini ve son olarak %98’ini ele alacak şekilde tasarlanmalıdır. Ancak yöneticiler, senaryoların son %1 veya 2’sini otomatikleştirmek için gereken maliyet ve sürenin çok olabileceğini görmelidir. Bu %1-%2 özelleştirmelerin, fayda elde etmeyi çok daha fazla geciktirebileceğini bilmelidir.
Tüm müşterilerin eşit yaratılmadığını unutmak. Bir planlama sisteminin uygulanmasında önemli bir husus, “en iyi” müşterilerinizin ihtiyaçlarını önceliklendirmeye odaklanmaktır. “En iyi” tanımı bir işletmeden diğerine farklılık gösterse de her zaman en kârlı, en güvenilir, en stratejik vb. müşteri alt kümesi vardır. Bu müşterilerin tanımlanması ve ihtiyaçlarının planlama sistemi tarafından önceliklendirilmesi kritik öneme sahiptir. Tüm müşterilere aynı şekilde davranacak şekilde tasarlanmış bir sistem oluşturmak, en iyi müşterilerinizden bazılarını hayal kırıklığına uğratma ve sonunda kaybetme riskini taşır.
Yeterince test yapılmadığını söylemiş miydim? İki tür test vardır. Birim testi, çözüm bileşenlerinin her birinin, beklenen sonuçları ürettiklerini görmek için bağımsız modda test edildiğinden emin olmak için tasarlanmıştır. Daha zor olanı, genellikle Test/Proje Odası Pilotunda yapılan entegrasyon testtir. Test/Proje Odası Pilotu, kullanıcıların ve liderlerin, verinin sistem üzerinden akıp akmadığını ve her aşamada ve sonunda tahmin edilen sonuçları sunup sunmadığını test etmek için tasarlanmış test plan dosyaları oluşturmasını gerektirir. Aksi durumda, hiç kimse, test plan dosyaları oluşturmaya ve ayrıntı düzeyinde test etmeye yeterince zaman harcamaz.
Yeterince eğitim verilmemesi. Yeni planlama sistemleri ve yetenekleri, yeni potansiyeli mümkün kılacaktır. Ancak bu yalnızca planlayıcıların yeni araçların gücünü anlaması durumunda mümkündür. Yeni sistemin yeteneklerini kendi başlarına öğrenmeye çalışan planlayıcılara güvenmeyin. Bunun yerine, sistemi gerçekten anlayan deneyimli profesyonellerin personelle birlikte çalışarak onlara yeni sistemin inceliklerini öğretmesi için zaman ve para harcayın. Ayrıca personelin, kararlarının organizasyondaki diğer kişileri nasıl etkilediğini anladığından emin olun. İyi planlayıcılar çizelgeleme sisteminden çok daha fazlasını anlar. Ayrıca envanter yönetimi, satın alma, işletme sermayesi, müşteri hizmetleri ve bakım dahil olmak üzere organizasyon genelinde planlamanın önemini ve etkisini de anlarlar.
Başarılı uygulamanın son olduğuna inanmak. Yeni bir planlama sisteminin başarıyla uygulanması, şirketin gelişmiş yetenek ve performans hedefine doğru yarı yola gelmesini sağlar. Yeni sistem uygulandığında işin bittiğine inanan şirketler çoğu zaman gerçekten büyük geri kazanım fırsatını kaçırıyor. En iyi kuruluşlar, planlamayı ve müşteri hizmetlerini iyileştirmenin sürekli bir sınav olduğunun farkındadır. Yeni sistem, yeni süreçlere ve belki de müşteri hizmetleri politikalarına yol açacak yeni yetenekler sağlayabilir. Yöneticiler müşterileri dinlemeye devam etmeli ve performansı iyileştirmenin yollarını aramalıdır. Sağlam bir çizelgeleme sistemi, iyileştirme ve kalıcı rekabet avantajı için güçlü bir temel sağlayacaktır.
6.2 Bir şirket yeni planlama ve çizelgeleme sistemlerine ne kadar yatırım yapmalıdır?
Kavramsal olarak bu aslında çok kolay bir soru çünkü bunun bir şirketin gelecekteki hayatta kalma, büyüme ve başarılı olma becerisine doğrudan bağlı olabileceğine inanıyorum. APS olmadan bir üretici her zaman kafa karışıklığına ve kaybedilen fırsatlara karşı kaybedilen bir savaş için mücadele edecek ve uğraşacaktır. Eğer bu savaş, hiçbir şey yapmamanın bedeli ise ki ben öyle olduğuna inanıyorum. O zaman, bu durum karar almayı çok daha kolaylaştırmalı.
Bunu söylememin nedeni, harekete geçmeden ve doğru sistemleri devreye sokmadan, rakiplerinizden birinin veya daha fazlasının er ya da geç bunu yapacak olmasıdır. Bu, daha çok çabalama meselesi değildir. Sadece bundan sonra ne yapacağınız ve kilit müşterilerin değişen ihtiyaçlarına minimum çaba ve kafa karışıklığıyla ne kadar hızlı tepki verebileceğiniz konusunda sistematik olarak iyi kararlar alabilme meselesidir. Bunu manuel olarak veya elektronik tablolarla yapmaya çalışmak kesinlikle işe yaramayacaktır.
Her ne kadar bu zor gibi görünse de, bazı iyi haberler de var:
Muhtemelen iyi bir planlama sistemi uygulamak, önemli bir müşteriyi bile kaybetmekten çok daha az maliyetli olacaktır.
çoğunlukla yeni sistem, sonraki yılllarda fayda sağlayacak ama tek seferlik bir maliyet olacaktır
Rakipleriniz muhtemelen aynı durumdadır. Bu yüzden oraya ilk önce varmak size kalıcı bir rekabet avantajı sağlayabilir. Ve onları “ben de” oyunu oynamaya bırakabilir
Söylemeye çalıştığım şey, bunu doğru yapmanın birkaç dolar tasarruf etmekten çok daha önemli olduğudur. Çünkü bu sistemi yanlış tasarlamanın veya kötü uygulamanın maliyeti neredeyse kesinlikle sıfır faydayla tamamen zaman ve para kaybı olacaktır.
Riski azaltmanın en iyi yolu, planlama uzmanlığına sahip ve güvenebileceğiniz bir ortak bulmaktır. Gerçek şu ki, planlama uzmanının faydalı olabilmesi için bir veya daha fazla APS çözümüyle ilgili ayrıntılı deneyime sahip olması gerekir. Bu seçenek genellikle tamamen tarafsız olduğunu iddia eden bir danışmanla çalışmaktan çok daha uygundur. Tarafsız olduklarını iddia eden danışmanların ya doğruyu söylememesi ya da size ayrıntılı düzeyde yardımcı olamamaları ihtimali vardır. Her iki durumda da bu, ortak olarak isteyeceğiniz biri değil.
Size üst düzey basmakalıp sözler ve tavsiyeler verecek danışmanlar bulmak oldukça kolaydır. Ancak genellikle ihtiyacınız olan şey, kolları sıvayıp karmaşık günlük sorunları zamanında çözebileceğini kanıtlamış biridir.
6.3 Çin, Hindistan ve Japonya’daki rekabeti nasıl yenebiliriz?
Son yirmi yılda muazzam miktarda üretimin ABD ve Avrupa’dan Çin, Kore, Meksika ve Hindistan gibi ülkelere kaydığı bir sır değil. Bu geçişin arkasındaki itici güç, bu ülkelerdeki bol miktarda ucuz işgücü arzıydı.
Ancak son zamanlarda, gelecekte üretim ortamını etkileyeceğine inandığım çok sayıda ilginç trendler ortaya çıktı.
- Petrol maliyetindeki dalgalanmaların enerji ve nakliye maliyetleri üzerinde büyük etkisi var:
- İthal malların maliyetinin artması
- Orta Doğu’daki olaylara dayalı, tedarik hatları üzerinde feci ve öngörülemeyen etkiler yaratabilecek belirsizlik korkusu
- Gelişmekte olan ülkelerde finansal büyüme:
- Ücretlerin artması, işgücü maliyetinin artmasına yol açacaktır.
- Daha yüksek ücretler ABD ve Avrupa mallarına olan talebin artmasına yol açacak
Artan düzenlemeler, diğer ülkelerin rekabet etmesini daha zor ve pahalı hale getiriyor.
Diğer faktörler:
- Gelişmekte olan ülkelerdeki daha organize iş kanunları, üretim maliyetlerini artırmaya başlayacak.
- Dünyanın geri kalanından gelişmekte olan ülkelerdeki çalışma ortamlarının iyileştirilmesine yönelik baskılar da üretim maliyetlerini artıracaktır.
ABD şirketleri ucuz mallar söz konusu olduğunda rekabet edemese de, son derece özelleştirilmiş ürünlere ve daha kısa teslimat sürelerine yönelik artan bir ihtiyaç var. Ve bu durum deniz aşırı üreticiler tarafından kolayca çözülemiyor.
Dolayısıyla benim fikrimce yukarıdaki faktörler ABD ve Avrupa’da üretimin yeniden canlanmasına yol açacaktır. Ancak burada dikkat edilmesi gereken bir şey var.
Yeni dünya pazarında rekabet edebilmek için ABD’li ve Avrupalı üreticilerin, hız ve esnekliğe dayalı yüksek düzeyde hizmet sunmalarını sağlayacak yapı taşlarını yerleştirmeleri gerekecek.
İlginçtir ki konu Japonlarla rekabet etmeye gelince, benim deneyimime göre onlar da Planlama ve Çizelgeleme’ye büyük ölçüde güveniyorlar.
Ancak özel planlama sistemleri yapmış olan, Toyota gibi önde gelen şirketlerin dışında, pek çok Japon şirketi, bu soruna çok sayıda insan gücü atamakta mutlular. Benim görüşüme göre, yüksek güçlü, otomatikleştirilmiş planlama ve çizelgeleme sistemlerini uygulayan ABD ve Avrupalı şirketler rekabette çok daha iyi bir konumda olmalıdır.