4 Planlamayı Anlamak
4.1 Planlama neden bu kadar önemli?
MTS1 üreticilerinin üretim planlaması yapması gerektiği açık olsa da, MTO2 veya karma mod üreticilerinin neden sıkı bir üretim planlama sürecine ihtiyaç duyduğu her zaman bu kadar açık değildir.
Bu sorunun basit cevabı, çoğu MTO üreticisinin, hızlı hareket eden ürünlere yönelik talebi ekonomik parti boyutlarına göre doğru bir şekilde gruplandırabilmeleri ve uzun teslim süreli hammaddelere olan talebi daha doğru bir şekilde tahmin edebilmeleri durumunda, müşterilerinin üretkenlik ve hizmet düzeylerini iyileştirebilecekleridir.
Gerçekte çoğu MTO üreticisinin de başları belaya giriyor çünkü tutamayacakları sözler veriyorlar. Belirli ürünler için kapasite ayırmak ve tutulamayacak sözlerin verilmesini önlemek için daha iyi üretim planlaması kullanılabilir.
Planlama sisteminiz ne kadar iyi olursa olsun, kapasite kısıtlamalarına veya satın alınması müşterinin beklemek istediğinden daha uzun süren hammaddelere dayalı aşırı vaatlerden kurtulamaz. Buradaki tehlike, bir planlama süreci olmadan, MTO ve karma mod üreticilerinin kapasitelerini düşük öncelikli, düşük marjlı siparişlerle bitirmeleri ve bu da yüksek öncelikli müşterilere hizmet verme yeteneklerini ciddi şekilde sınırlamalarıdır.
Birçok MTO üreticisi, siparişleri ilk gelene ilk hizmet esasına göre planlar. Bu kulağa mantıklı geliyor ancak gerçekliğe dayanmıyor çünkü bazı müşteriler diğerlerinden daha önemlidir. Zor önceleklendirme kararların alınması gereken zamanlar olabilir. Başka bir deyişle planlama sistemi GPS sistemi gibidir; gitmek istediğimiz yere ulaşmamıza yardımcı olur ancak nereye gitmek istediğimizi bize söylemez. Üretim planlama süreci şirketlerin nereye gitmek istediklerine karar vermelerine yardımcı olan kritik adımdır.
Üretim planlaması, birkaç yıllık geçmiş siparişlere bakan, talepteki mevsimsel değişiklikleri hesaplayan ve müşteriye veya pazara özgü bilgilere dayalı olarak ayarlamalar yapmanıza olanak tanıyan iyi bir tahmin sistemiyle başlar.
Üretim planlamasının amacı, müşteri talebini karşılamak ve tesisinizin sınırlı kapasitesine bağlı olarak minimum stok seviyelerini korumak için gerekenleri yapmaktır.
Doğru ve güncel bir çizelgeleme sistemi olmayan iyi bir planlama sistemi boşuna bir çalışma olabilir. Plan, ancak en güncel çizelgeye göre belirlenen başlangıç kadar doğru olabilir.
Geleneksel planlamanın çoğunlukla periyodik ve boşuna yapılan bir uygulama olarak algılandığını söylemenin doğru olacağını düşünüyorum. Pek çok şirkette planlama, stratejik bir süreçten çok bir bütçeleme sürecidir. Ancak daha önce de söylediğim gibi, aslında kapasite satış işinde olan MTO ve karma mod üreticisi için bunların hepsinin değişmesi gerekiyor.
Bu bölümün kilit noktası, okuyucuya planlama/çizelgeleme sorunları gibi görünen sorunların çoğunun izinin doğrudan zayıf veya var olmayan üretim planlamasına sürülebileceğini göstermektir.
4.2 Planlama Döngüsü Nedir??
Aşağıda gösterildiği gibi Planlama Döngüsünde dört modül bulunmaktadır. Her modül, üstündeki ve altındaki modülle sıkı bir şekilde senkronize edilir ve her modül çok özel bir soruyu yanıtlar.
Aşağıdaki grafik, planlama döngüsündeki her bir modül için göreceli zaman pencerelerini ve bunların nasıl örtüşme eğiliminde olduğunu göstermektedir.
Bazı işletmeler aylar ve haftalar kullanarak, bazıları ise saatler ve günler kullanarak plan yaptığı için bu çubuklarda zaman birimleri yoktur.
Ürünlere veya ürün gruplarına yönelik beklenen talebi tahmin etmek için geçmiş verileri kullanan Tahmin ile başlar. Ancak Tahmin, Plan ile aynı değildir. Planın Tahminden elde edilen verileri kullanması gerekse de şirketin stratejik hedeflerini de yansıtması gerekir. Örneğin, Plan, satılması gereken ürünleri ve işin uzun vadeli büyümesini iyileştirmek ve mevcut sözleşme taahhütlerini karşılamak için geliştirilmesi gereken müşterileri dikkate almalıdır.
Planın temel amacı, belirli bir tarihe kadar taahhüt edilmemiş mevcut kapasite olmadığı sürece, düşük öncelikli müşterilere ilk gelen ilk alır esasına göre kapasite satışını yönlendirmek veya önlemek olmalıdır.
Birkaç yıl önce Asya’daki ucuz fiyatlar ile rekabet eden önemli bir müşteri için bir çizelgeleme sistemi uyguladıktan sonra bu sorunu çok net bir şekilde anladım.
Bu müşterinin ürettiği ürünlerin çeşitliliği nedeniyle yalnızca sipariş üzerine üretim yapılabiliyordu. Son birkaç yılda teslim süreleri altı haftadan üç veya dört güne düştüğü için zorluk çekiyorlardı. Daha da kötüsü, genellikle sipariş boyutundan daha büyük partiler halinde üretim yapmak zorundaydılar. Şirketim, ERP sipariş giriş modülüne sıkı bir şekilde entegre edilmiş bir çizelgeleme sistemi uyguladı. Böylece bir müşteri sorgusu geldiğinde tek yapmaları gereken bir düğmeye basmaktı. Çizelgeleme sistemi mevcut malzemeleri ve mevcut kapasiteyi kontrol ettikten sonra yaklaşık on beş ila yirmi saniye içinde doğru bir taahhüt tarihi vermekteydi.
Bu onlara neredeyse tam bir gün kazandırdı. Bu da teslimat sürelerine bakıldığında önemli bir rakamdı. Büyük bir sorun dışında harika çalıştı. FIFO3 bazında sipariş sözü verdikleri için, yüksek premium Hızlı Geri Dönüş4 siparişleri ve kilit müşterilere yönelik uzun vadeli sözleşme taahhütleri için yeterli kapasiteye sahip olduklarından emin olmalarının hiçbir yolu yoktu.
Bu durum hem rahatsız edici hem de hayatta kalmaları açısından zararlıydı. Bu nedenle, stratejik hedeflerine ve sözleşmeye bağlı taahhütlerine dayalı olarak kapasite ayırdıklarından emin olmak için çizelgeleme sisteminin üstüne ek bir planlama sisteminin konulması gerekiyordu.
Planlama Döngüsünü oluşturan modüllerin her birine bakalım.
4.3 Tahmin Modülü
Tahmin modülü, “Ürünlerimin veya ürün gruplarımın her biri için beklenen pazar talebi nedir?” sorusunu yanıtlıyor.
Tahmin modülü, beklenen aylık pazar talebini tahmin etmek için kullanılır. Geçmiş verileri, satış tahminleri, bir dizi tahmin tekniği ve iş süreclerini girdi olarak alır. Bu, bireysel ürün düzeyinde yapılabilir ancak siparişe göre üretim dünyasında genellikle ürün grubu düzeyinde daha anlamlı olur.
Tahmin yaparken iyi tanımlanmış bir iş süreci oluşturmanın ve takip etmenin önemini vurgulamak gerekir.
Tahminden elde edilen sonuçlar Plan modülüne beslenir.
4.4 Plan Modülü
Plan modülü “Şirketimin karlılığını artırmak için her hafta veya ayda hangi ürünleri üretmeliyim?” sorusunu yanıtlar.
MTO Planı, oluşturulduğu andan itibaren geleneksel bir planın aksine, önemli bir günlük operasyonel araç haline gelir.
4.4.1 Planın Oluşturulması ve Sürdürülmesi
Planlayıcının görevi, aşağıdaki kriterleri kullanarak bir şirketin hangi ürünleri üretmesi gerektiğini belirlemektir: Bu kriterler, tahmini talep, asıl siparişler, potansiyel siparişler, sözleşme yükümlülükleri, Hedef Kapsam Günleri5 ve aşağıdakiler gibi diğer konular olabilir.
- min/maks parti boyutları ve çarpanları
- her ürün veya ürün grup için beklenen marjlar
- müşteri öncelikleri ve sözleşmeye bağlı taahhütler
- stratejik hedefler
- kapasite kısıtlamaları
Plan aynı zamanda uzun teslim süreli hammaddelerin ne zaman satın alınacağının belirlenmesine de yardımcı olmalıdır.
Planın oluşturulması ve sürdürülmesi, pazarlama, satın alma, planlama, üst yönetim ve üretimden sürekli geri bildirim içeren işbirliğine dayalı bir çaba olmalıdır.
4.4.2 Operasyonel kararlar almak için Planı kullanmak:
Günlük operasyonel açıdan bakıldığında Plan, rezervasyonların oluşturulmasına, kapasitelerin aylık veya haftalık olarak nasıl tahsis edildiğinin izlenmesine ve yeni siparişlerin yaklaşık en erken başlangıç tarihinin belirlenmesine yardımcı olmalıdır. En erken başlangıç tarihi hem malzeme hemde kapasite müsaitliğini yansıtmalıdır.
4.5 Çizelgeleme Modülü
Çizelgeleme hakkında konuşmak için zaten çok zaman harcadım ama Çizelgeleme modülünün temel amacı “Şimdi ne yapmalıyım?” sorusuna cevap vermektir.
Bu soruyu cevaplamak için planlayıcının mevcut iş yükünü ve her makinedeki iş sıralamasını değerlendirmesi gerekir. Böylece şirketin aşağıdaki gibi çizelgeleme hedeflerini karşıladığından emin olunmalıdır:
- kapasite kısıtlamalarına saygı duymak
- malzeme kısıtlamalara saygı duymak
- kurulum sürelerinin azaltılması
- kilit müşterilerin önceliklerine saygı duymak
- zamanında teslimatları karşılamak
- Devam Eden Çalışmayı6 azaltmak
Buna ek olarak planlayıcı gerçekçi taahhüt tarihlerinin belirlenmesinden de sorumludur. Planlayıcı, mevcut planı ve önceden belirlenen en erken başlangıç tarihini kullanarak her yeni siparişin taahhüt tarihini belirler.
Çizelge, öncelik değişikliklerini üretim alanına hızlı bir şekilde iletebilmeli ve üretim alanındaki değişikliklere (üretim alanı güncellemeleri ve makine aksama süreleri gibi) tepki verebilmelidir. Her siparişin planlanan en son tamamlanma tarihi gibi Çizelgedeki bilgiler müşteri hizmetleri tarafından anında görülebilmelidir.
Çizelgeleme hakkında daha fazla bilgi için lütfen Çizelgeleme bölümüne bakın.
4.6 Takip Modülü
Takip modülü “Aslında ne yaptım?” sorusunu yanıtlıyor.
Her görevin fiili başlangıç ve bitiş zamanlarının takip edilmesi ve makine aksama süresi verilerinin toplanması, bir çizelge ile üretim alanında gerçekte olup bitenlerin arasındaki hayati bağlantıyı sağlar. Bu, çizelgenin alt operasyonlar üzerindeki değişikliklerin tam etkisini anında göstermesini sağlar. Ayrıca bu süreç, performans raporlaması için gereken temel verileri ve fiyatlandırmayı da etkileyebilecek yönlendirme verilerinin periyodik olarak düzeltilmesini sağlar.
Üretim alanı operatörleri, diğer makineler ve diğer siparişler üzerinde beklenmedik ve ardışık bir etkiye sahip olabileceğinden, çizelge sıralamasında yaptıkları herhangi bir değişiklikten sorumlu tutulmalıdır.
Müşterilerimden biri yakın zamanda yeni çizelgeleme sistemiyle hazırlık sürelerinde bekledikleri azalmayı sağlayamadıklarından şikayetçi oldu. Çizelgenin aslında kurulum ve değişim sürelerini azaltmak için benzer öğeleri birleştirerek kurulum sürelerini en aza indirdiğini doğruladıktan sonra, gerçek üretim sonuçlarına bakmaya başladık. Sahadaki operasyonların %73’ünün çizelgenin gerektirdiği sıralama ila yürütülmediğini gördük. Makine düzeyine kadar her kaynak grubunun “Zamana Uygun Performansını” gösteren günlük bir rapor oluşturuldu. İki hafta içinde sahadaki operatörler çizelgelerini gerçek performansa göre önemli ölçüde iyileştirdiler ve genel kurulum/değişim süreleri düşmeye başladı.